Administración de Empresas: Introducción a la Gestión de Proyectos
Fracasos de los proyectos y la gran trampa: gestores de proyectos que trabajan
Administración de Empresas: Introducción a la Gestión de Proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos y, para el caso, qué es un proyecto? Se puede definir un proyecto como un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único (hay otras definiciones en la introducción a este tema). Esto significa que un proyecto se realiza una sola vez. Si es repetitivo, no es un proyecto. Un proyecto debe tener unos puntos de partida y de llegada definidos (tiempo), un presupuesto (coste), un alcance -o magnitud- claramente definido del trabajo que debe realizarse y unos requisitos de rendimiento específicos que deben cumplirse. Decimos “debería” porque rara vez un proyecto se ajusta a la definición deseada. Estas limitaciones de un proyecto, por cierto, se denominan a lo largo de este libro los objetivos PCTS (rendimiento, coste, tiempo, alcance).
Un proyecto, en suma, es un esfuerzo temporal emprendido para producir un producto, servicio o resultado único.
El Dr. J. M. Juran, el difunto gurú de la gestión de la calidad, también define un proyecto como un problema programado para su solución. Me gusta esta definición porque me recuerda que todo proyecto se lleva a cabo para resolver algún tipo de problema para una empresa. Sin embargo, debo advertir que la palabra “problema” suele tener un significado negativo, y los proyectos se ocupan de tipos de problemas tanto positivos como negativos. Por ejemplo, desarrollar un nuevo producto es un problema, pero positivo, mientras que un proyecto de limpieza medioambiental se ocupa de un tipo de problema negativo.
“Un proyecto es un problema programado para su solución”.
-J. M. Juran
Fracasos de los proyectos
Los estudios actuales indican resultados dispares en cuanto a las tasas de éxito de la gestión de proyectos. El informe “Chaos” del Standish Group, centrado en proyectos de desarrollo de software, indica una tasa de éxito del 29%, con un 52% de retos y un 19% de fracasos. Cabe señalar que los factores de éxito se han “modernizado” para significar a tiempo, dentro del presupuesto y con un resultado satisfactorio. La tasa de éxito prácticamente no ha variado desde el informe de 2011. Standish sí destaca que los proyectos más pequeños tienen una tasa de éxito mucho mayor que los grandes. Gartner, una empresa de investigación y asesoramiento en TI, se hizo eco de estas conclusiones con informes recientes según los cuales los proyectos de mayor envergadura (aquellos con presupuestos superiores al millón de dólares) tienen tasas de fracaso más elevadas, que rondan el 28%.
Más reveladores fueron los datos comunicados recientemente por el Instituto de Gestión de Proyectos. El Project Management Institute (PMI) mide sistemáticamente el estado de la gestión de proyectos, programas y carteras. Su estudio “Pulse of the Profession” de 2015 revela algunas tendencias positivas, pero también indica que el porcentaje de proyectos que cumplen sus objetivos se ha mantenido estable en el 64% desde 2012. Para lograr una mejora, el Project Management Institute sugiere que las organizaciones vuelvan a los fundamentos.
Las tres áreas básicas citadas son las siguientes:
Cultura. Trabaje para crear una mentalidad de gestión de proyectos.
Talento. Céntrese en la gestión del talento, la formación continua y la transferencia formal de conocimientos.
Proceso. Apoye la gestión de proyectos mediante el establecimiento y la adopción de prácticas y procesos de proyectos estandarizados.
Otra encuesta, basada en 28 años de gestión de proyectos, identificación de las mejores prácticas, consultoría de proyectos y formación, revela que cuanto más cambian las cosas, más permanecen igual. No se planifica lo suficiente. Grandes o pequeños, de software, de I+D o administrativos, los proyectos de éxito dependen de una buena planificación. Demasiados gestores de proyectos adoptan un enfoque de “listos para disparar” en un intento de completar un proyecto rápidamente. Muchas organizaciones no conceden a los gestores de proyectos un tiempo de planificación significativo o prácticamente ningún tiempo en absoluto. El resultado suele ser que se invierte mucho más tiempo y esfuerzo en corregir errores, calmar a las partes interesadas descontentas y dar marcha atrás en callejones sin salida. En resumen, la falta de una planificación adecuada hace que los proyectos fracasen.
La encuesta del Project Management Institute afirma que “es hora de que las organizaciones revisen los fundamentos de la gestión de proyectos y, esencialmente, vuelvan a lo básico” (p. 4). No podría estar más de acuerdo. Usted, el lector, debe sentar sus bases y comprender los fundamentos presentados aquí para garantizar la mejora y el éxito a medida que avanza y gestiona sus proyectos.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Nota: Un término relacionado, la gestión ágil, es la aplicación de los principios del desarrollo ágil de software y del Lean Management a diversos procesos de gestión, en particular al desarrollo de productos.
La definición más o menos oficial de gestión de proyectos es la “aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo”. La gestión de proyectos se lleva a cabo mediante la aplicación e integración de los 47 procesos de gestión de proyectos agrupados lógicamente, según el Project Management Institute, que comprenden los 5 Grupos de Procesos: iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar.
“La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para lograr los requisitos del mismo. La gestión de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de gestión de proyectos de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar.”
-Guía del PMBOK, del Project Management Institute
La nueva Guía del Project Management Institute ha añadido cinco nuevos procesos de gestión de proyectos:
Planificar la gestión del alcance.
Planificar la gestión del calendario.
Planificar la gestión de costes.
Planificar la gestión de las partes interesadas.
Controlar la gestión de las partes interesadas.
Este cambio hace hincapié en el requisito de que el equipo del proyecto planifique antes de gestionar. Los procesos Planificar la Gestión de las Partes Interesadas y Controlar la Implicación de las Partes Interesadas se han añadido para coincidir con la incorporación de la Gestión de las Partes Interesadas del Proyecto como nueva (décima) área de conocimiento (véase la página 22). Esta nueva área de conocimiento destaca la importancia de atraer adecuadamente a las partes interesadas del proyecto en las decisiones y actividades clave.
Los requisitos del proyecto incluyen los objetivos del PCTS mencionados anteriormente. Los diversos procesos de iniciación, planificación, etc. se abordan más adelante en esta revista.
Mi equipo y yo hemos escrito este artículo lo mejor que hemos podido, teniendo cuidado en dejar contenido que ya hemos tratado en otros artículos de esta revista. Si crees que hay algo esencial que no hemos cubierto, por favor, dilo. Te estaré, personalmente, agradecido. Si crees que merecemos que compartas este artículo, nos haces un gran favor; puedes hacerlo aquí:
Sería mejor que la Guía del Project Management Institute especificara que un director de proyecto debe facilitar la planificación. Un error que cometen los directores de proyecto inexpertos es planificar los proyectos para sus equipos. No sólo no consiguen que se acepten sus planes, sino que éstos suelen estar llenos de agujeros. Los gestores no pueden pensar en todo, sus estimaciones de la duración de las tareas son erróneas y todo se desmorona una vez iniciados los proyectos. La primera regla de la gestión de proyectos es que las personas que deben hacer el trabajo ayuden a planificarlo.
La primera regla de la gestión de proyectos es que las personas que deben hacer el trabajo deben ayudar a planificarlo.
El papel del director de proyecto es el de un facilitador. Su trabajo consiste en ayudar al equipo a realizar el trabajo, “interferir” por el equipo, conseguir los escasos recursos que necesitan los miembros del equipo y protegerlos de las fuerzas externas que podrían perturbar el trabajo. No es un zar del proyecto. Debe ser -por encima de todo- una líder, en el sentido más estricto de la palabra.
La definición de liderazgo puede encontrarse en esta plataforma digital. Una aproximación sencilla es que el liderazgo es el arte de conseguir que los demás quieran hacer algo que usted cree que debe hacerse”. La palabra clave aquí es “querer. Los dictadores consiguen que los demás hagan las cosas que ellos quieren que se hagan. Lo mismo hacen los guardias que supervisan los equipos de trabajo de las prisiones. Pero un líder consigue que la gente quiera hacer el trabajo, y ésa es una diferencia significativa.
La planificación, la programación y el control del trabajo representan las partes de gestión o administrativas del trabajo. Pero, sin liderazgo, los proyectos tienden a limitarse a satisfacer los requisitos mínimos. Con liderazgo, pueden superar esos mínimos. En otro lado se ofrecerá una aplicación exhaustiva de las técnicas de liderazgo de proyectos.
Financiación de Proyectos
Véase:
Y también:
No se trata sólo de programar
Una de las ideas erróneas más comunes sobre la gestión de proyectos es que se trata sólo de programar. En el último informe, Microsoft había vendido un número ingente de copias de Microsoft Project® y, sin embargo, la tasa de fracaso de los proyectos sigue siendo elevada. La programación es ciertamente una herramienta importante utilizada para gestionar proyectos, pero no es ni de lejos tan importante como desarrollar una comprensión compartida de lo que se supone que el proyecto debe lograr o construir una buena estructura de desglose del trabajo (EDT, por sus siglas en inglés) para identificar todo el trabajo que debe realizarse. De hecho, si no practica una buena gestión de proyectos, lo único que va a hacer un calendario detallado es permitirle documentar sus fracasos con gran precisión.
Creo que una de las mejores cosas de escribir online es que el lector (tú) puede dar su opinión, y que el autor (mi equipo y yo) puede recibir "feedback". Pero todo empieza con un comentario tuyo:
Quiero hacer una puntualización sobre el software de programación. No importa demasiado qué paquete elija, ya que todos tienen puntos fuertes y débiles. Sin embargo, la tendencia es dar a la gente el software y esperar que aprendan a utilizarlo sin ninguna formación. Esto sencillamente no funciona. Las características del software de programación son tales que la mayoría de la gente no aprende las sutilezas por sí misma. No tienen tiempo porque están intentando hacer sus trabajos habituales, y no a todo el mundo se le da bien el aprendizaje a su propio ritmo. Usted no contrataría a una persona novata para manejar una máquina compleja en una fábrica y la pondría a trabajar sin formación porque sabe que destruirá algo o se lesionará. Entonces, ¿por qué hacerlo con el software?
El director de proyecto accidental
¿Se ha visto empujado de repente al papel de gestor de un proyecto sin el título de “gestor de proyecto” ni mucho apoyo? ¿Se ha considerado a sí mismo el director del proyecto y al equipo del proyecto? No es usted el único. Cada vez son más las personas que gestionan trabajos que se ajustan a la definición de proyecto de la Guía del Project Management Institute de 2013: “un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único”. Hay un plazo, un ámbito de trabajo que definir, recursos limitados y, a menudo, un presupuesto fijo.
“Los empresarios deben organizar su negocio para el éxito desarrollando una mentalidad de gestión de proyectos que les permita planificar, construir, dividir y conquistar”.
– Curtis L. Jenkins (De la visión a la realidad: deje de trabajar, empiece a vivir)
Aunque son menos formales y no requieren un equipo de proyecto, estos proyectos deben planificarse, programarse y controlarse. Debe entregarse un producto de proyecto excepcional/aceptable y el cliente debe quedar encantado o al menos satisfecho.
Aspectos esenciales de la gestión de proyectos para el no gestor de proyectos
En esta plataforma digital se trata en profundidad este tema, de interés para directores de proyecto no tradicionales, expertos en la materia, patrocinadores y colaboradores de proyectos. En especial, para directores de ventas, profesionales administrativos, directores de marketing, especialistas en adquisiciones y muchos otros tipos de empresas. Parece que todo el mundo está implicado en proyectos a algún nivel. Estos asistentes no son gestores de proyectos en el sentido tradicional, pero deben gestionar proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar. Las herramientas de proyectos son universales, pero que el valor es evidente en cómo se aplican las herramientas.
En primer lugar, evalúe el trabajo. ¿Está limitado por el alcance, el coste y los recursos limitados? ¿Tiene una fecha límite? A continuación, comprométase a gestionar el trabajo como un proyecto. Determine qué herramientas de proyecto serían adecuadas. Por ejemplo, un proyecto con un plazo de entrega de dos semanas requiere muchas menos aplicaciones de gestión de proyectos que un proyecto con un plazo de entrega de 50 semanas. Racionalice o amplíe su enfoque de gestión para adaptarlo a la longitud, anchura, profundidad y amplitud del proyecto.
La gran trampa: gestores de proyectos que trabajan
Es habitual que haya personas que ejerzan de gestores de proyectos y que, además, se les exija que realicen parte del trabajo real del proyecto. Ésta es una receta segura para los problemas. Si se trata de un verdadero equipo, formado por varias personas, la gestora del proyecto se encuentra inevitablemente dividida entre la gestión y la realización de su parte del trabajo. Naturalmente, el trabajo debe tener prioridad o el calendario se resbalará, así que opta por hacer el trabajo. Eso significa que la gestión no se lleva a cabo. Ella espera que se haga sola, pero nunca lo hace. Después de todo, si el equipo pudiera gestionarse a sí mismo, no habría necesidad de un gestor de proyectos en primer lugar. (¿Recuerda nuestra discusión sobre si la gestión de proyectos es importante?)
Por desgracia, cuando llegue el momento de su evaluación de rendimiento, le dirán que su gestión necesita mejorar. En realidad, lo que necesita es que se le permita practicar la gestión en primer lugar.
Sí, para equipos muy pequeños -quizá de hasta tres o cuatro personas- un gestor de proyectos puede hacer parte del trabajo. Pero, a medida que aumenta el tamaño de los equipos, se hace imposible trabajar y gestionar ambas cosas porque se ve constantemente apartado del trabajo por las necesidades de los miembros de su equipo.
Una de las razones de esta situación es que las organizaciones no comprenden del todo en qué consiste la gestión de proyectos y piensan que es posible que los individuos hagan ambas cosas. El resultado es que casi todo el mundo en la empresa intenta gestionar proyectos y, como ocurre en todas las disciplinas, algunos de ellos serán buenos en ello y otros no tendrán aptitud alguna. He descubierto que un enfoque mucho mejor es seleccionar a unas pocas personas que tengan la aptitud y el deseo de ser gestores de proyectos y dejarles que gestionen una serie de pequeños proyectos. Esto libera a las personas “técnicas” (por utilizar el término en sentido amplio) para que realicen el trabajo técnico sin tener que preocuparse de cuestiones administrativas, al tiempo que permite a los gestores de proyectos llegar a ser realmente buenos en su trabajo.
Queda fuera del alcance de esta sección hablar de cómo seleccionar a los gestores de proyectos, pero, para el lector interesado, el tema se trata en un libro de Robert K. Wysocki y James P. Lewis titulado The World-Class Project Manager (Perseus, 2001).
Herramientas de gestión
Para Igeneris (véase el link más abajo), la “elección de herramientas adecuadas desempeña un papel fundamental en garantizar una planificación y ejecución eficiente. Es importante destacar que no existe una única "herramienta perfecta", ya que cada Project Manager tiene la libertad de seleccionar las herramientas que mejor se adapten a su estilo de gestión y a las necesidades específicas del proyecto.”
En su experiencia, los aspectos fundamentales a considerar son los que describe en su artículo (vale la pena leerlo todo, pues es una buena introducción a los principios de esta materia de la administración de empresas):
No se puede tener todo
Una de las causas habituales de los fracasos de los proyectos es que el patrocinador del proyecto exige que el director del proyecto termine el trabajo en un plazo determinado, dentro del presupuesto y con una magnitud o alcance determinados, al tiempo que alcanza unos niveles de rendimiento específicos. En otras palabras, el patrocinador dicta las cuatro limitaciones del proyecto. Esto no funciona.
Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2024 o antes, y el futuro de esta cuestión):
La relación entre las restricciones P, C, T y S puede redactarse de la siguiente manera:
C = f (x) (P, T, S)
En otras palabras, el coste es una función del rendimiento, el tiempo y el alcance. Gráficamente, me gusta mostrarlo como un triángulo, en el que P, C y T son los lados y S es el área.
En geometría, sabemos que si nos dan valores para los lados de un triángulo, podemos calcular el área. O, si conocemos el área y la longitud de dos lados, podemos calcular la longitud del lado restante. Esto se traduce en una regla muy práctica de la gestión de proyectos: el patrocinador puede asignar valores a tres variables cualesquiera, pero el director del proyecto debe determinar la restante.
Supongamos que el patrocinador exige ciertos parámetros de rendimiento, tiempo y alcance para el proyecto. Es tarea del director del proyecto determinar lo que costará conseguir esos resultados. Sin embargo, siempre advierto a los directores de proyecto que deberían tener a un paramédico a su lado cuando den la cifra de costes al patrocinador porque probablemente sufrirá un derrame cerebral o un infarto y el paramédico tendrá que reanimarla.
Invariablemente, la madrina exclama: “¿Cómo puede costar tanto?”. Ella tenía una cifra en mente, y la suya siempre superará su cifra. Y ella puede decir: “Si va a costar tanto, no podemos justificar hacer el trabajo”. ¡Exacto! Y esa es la decisión que ella debe tomar. Pero es seguro que intentará que el director del proyecto se comprometa a una cifra inferior y, si lo hace, entonces sólo se prepara -y la prepara a ella- para sufrir una gran caída más adelante.
Es su obligación dar a la patrocinadora un coste válido para que pueda tomar una decisión válida sobre la conveniencia de realizar el proyecto. Si se deja intimidar para comprometerse con una cifra inferior, sólo conseguirá un desastre más adelante, y es mucho mejor que asuma sus responsabilidades ahora a que le cuelguen más tarde.
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Por supuesto, existe otra posibilidad. Si ella dice que sólo puede permitirse una cantidad determinada por el trabajo, entonces usted puede ofrecerle reducir el alcance. Si el trabajo es viable con ese nivel de alcance, entonces el proyecto puede realizarse. De lo contrario, es prudente olvidarse de este proyecto y hacer otra cosa que pueda reportar beneficios a la empresa. Como alguien ha dicho, hay más probabilidades de que las cosas salgan accidentalmente mal en un proyecto que de que salgan accidentalmente bien. En términos de estimación de costes, esto significa que siempre hay más probabilidades de que el presupuesto se sobrepase que de que el proyecto salga por debajo del presupuesto. Es otra forma de enunciar la ley de Murphy: “Todo lo que pueda salir mal, saldrá mal”.
Hay más probabilidades de que las cosas salgan mal accidentalmente en un proyecto que de que salgan bien accidentalmente.
"A veces corro rápido cuando me apetece, pero si aumento el ritmo acorto la cantidad de tiempo que corro, la cuestión es dejar que el regocijo que siento al final de cada carrera se traslade al día siguiente. Es el mismo tipo de táctica que encuentro necesaria cuando escribo una novela. Paro cada día justo en el punto en el que siento que puedo escribir más. Si hago eso, el trabajo del día siguiente se desarrolla con sorprendente fluidez. Creo que Ernest Hemingway hacía algo parecido. Para seguir adelante, hay que mantener el ritmo. Esto es lo importante para los proyectos a largo plazo. Una vez que marque el ritmo, el resto le seguirá. El problema es conseguir que el volante gire a una velocidad determinada, y para llegar a ese punto se necesita tanta concentración y esfuerzo como uno pueda manejar".
- Haruki Murakami ("De qué hablo cuando hablo de correr")
Muy interesante y excelente 👍🏻👍🏻